المهارات الإدارية

المصدر : المتحدة للبرمجيات - إعداد / ثروت شلبى

تعرف الإدارة كعلم من العلوم الإنسانية , حيث يدور محور موضوعها الرئيسي حول الإنسان ( الإنسان العامل ، و الإنسان القائد ) ، باعتبار أن العنصر البشري في الإدارة هو عنصر الحسم مهما تقدمت وسائل التكنولوجيا.

تعريف الإدارة

تعرف الإدارة كعلم من العلوم الإنسانية , حيث يدور محور موضوعها الرئيسي حول الإنسان ( الإنسان العامل ، و الإنسان القائد ) ، باعتبار أن العنصر البشري في الإدارة هو عنصر الحسم مهما تقدمت وسائل التكنولوجيا.

فإذا ما حاولنا في عجالة أن نعرض لبعض مفاهيم الإدارة لإبراز طبيعتها ودور الإنسان بها . و من ثم فالإدارة كعمل إنساني مثل جميع العلوم الإنسانية : " التاريخ / الاقتصاد و الاجتماع / علم النفس " تخضع تعريفاتها لأكثر من وجهة نظر و من هنا قيل عنها أن الإدارة كالكرة شديدة الاستداره و الإدارة تمثل مفتاح التقدم في أي مجتمع باعتبارها التنظيم البشري الجماعي الهادف فهي ظاهرة اجتماعية تقوم على التمازج بين مجموعات من الأفكار يكاد الصراع بينها لا ينتهي . و لو ضربنا مثلاً من مجتمع كالمجتمع الياباني و إلتقطنا منه إدارة العملية التعليمية في اليابان لإكتشفنا إلى أي مدى تحقق اليابان تقدمها المستمر من خلال الإدارة الناجحة للعملية التعليمية في الميدان .

و عليه فإنه لا يفوتنا في هذا الصدد مادمنا في مجال مناقشة قضية الإدارة أن نستعرض أيضاً في إيجاز بعض صور تطور الفكر الإداري و على ضوء ذلك يمكن النظر للإدارة من خلال أربع مراحل أساسية تتمثل فيما يلي :

■الإدارة العلمية
■العلاقات الإنسانية
■المدرسة التجريبية
■اتجاه النظم في الإدارة
فإذا حاولنا إعطاء فكرة عن ملامح كل مرحلة من هذة المراحل كناتج فكر إداري نقول إن حركة الإدارة العلمية تتمثل ملامحها فيما يلي :

■مصلحة المنظمة فوق مصلحة الأفراد .
■تنظيم العمل هو الهدف و من ثم التركيز عليه .
■الرقابة الصارمة .
■التدرج الهرمي في المسئوليات و الاختصاصات .
■المنظمة عبارة عن تنظيم ميكانيكي .
أما مدرسة العلاقات الإنسانية فيمكن تلخيصها في إن الإنسان ليس حيوانا إقتصادياً :

■و من ثم عليها مراعاة إنسانيته .
■إن إشباع الاحتياج المادي لا يكفي وحده لتدفق الإنتاج .
■إن الاتصالات الجيدة مدخل صحيح لكفاءة الأداء و تحقيق النتائج .
و عليه فإن الإنسان في النهاية مرتبط بالجماعة و إنه يتعين كسب الرضا الإنساني في العمل . أما المدرسة التجريبية فهي تجمع الكثير من مبادئ الإدارة العلمية إنما في شكل أكثر تعديلاً و تطويراً يتمثل فيما يلي :

■يتعين تحديد المسؤليات القانونية بدقة شديدة .
■تفويض كبير في المسؤليات اليومية بالإضافة إلى نظام رقابة صارم .
■التحديد الدقيق لدور المدير .
■كل وحدة مستقلة تحت رقابة مدير واحد .
أما مدرسة النظم و هي من المدارس الحديثة في تطور الفكر الإداري فتحكمها بعض المبادئ نورد منها الثلاثة مبادئ الرئيسية التالية :

■الإتصالات : و هي الوسيلة التي من خلالها يتم تحقيق الترابط بين أجزاء المنظمة .
■التوازن : بين أهداف المنظمة و الأفراد .
■القرارات : التي من خلالها ينتظم العمل في المنظمة .
و بإستعراض ما تقدم فإنه يمكننا القول إنه في تاريخ الفكر الإداري تمثل هذة المدارس مراحل ، لكل وجهة نظرها المستمدة على أسس علمية . على أنه يتعين القناعة بأن هذة المدارس على إمتداد الفكر الإداري لا تتحقق فاعليتها التطبيقية إلا من خلال ممارسة العملية الإدارية حتى يمكن تفهمها و حتى يمكن استثمارها في قيادة الاجتماعات و هو موضوعنا الرئيسي و بالتالي دور قائد الاجتماع و أمين سر الإجتماع عندما ينظر إلى الإجتماع كعملية إدارية .

المفاهيم اﻷساسية فى الإدارة

مهارات المدير الفعال

المهارة هي القدرة على الإنجاز والداء، واستخلاص النتائج، وحل المشاكل ومواجهة المواقف بأكبر قدر من الفعالية والكفاءة، وتحت شروط ثلاث هي :

■السرعة .
■الدقة .
■التتابع المنطقي في الأداء .
وتتبلور مهارات الإدارة في ثلاث مجموعات هي :
■المهارات الفكرية ( العقلية ) .
■المهارات الإنسانية ( التعامل مع الآخرين ) .
■المهارات الفنية ( التخصصية ) .
هذا وتتناسب تشكيلة المهارات اللازمة للمدير مع طبيعة العمل الذي يقوم به، ومستواه التنظيمي، والظروف التي يعمل فيها حيث يتطلب كل عمل مهارات معينة تزيد أهميتها وفقا لطبيعة هذا العمل، فالمدير المالي، مدير الحسابات، ومدير التخطيط كل هؤلاء في حاجة لمهارة التعامل مع الأرقام والمعادلات والمفاهيم الكمية، أكثر من حاجاتهم إلى مهارات التعامل مع الآخرين والقدرة على التعبير، وعلى العكس قد يحتاج مدير التسويق أو مدير الأفراد إلى مهارات التعامل مع الآخرين أكثر من مهارات التعامل مع الأرقام، بينما يحتاج المدير العام إلى الرؤية الشاملة، الحس الاجتماعي، والحس السياسي أكثر من المهارات الفنية والتخصصية، ويبين الشكل التالي تشكيلة المهارات اللازمة لكل مستوى إداري .

■الإدارة العليا
■الإدارة الوسطى
■الإدارة المباشرة(الإشرافية)
■المهارة الفكرية
■المهارة الإنسانية
■المهارة الفنية
■المهارة الإنسانية
■المهارة الفنية
■المهارة الإنسانية
■المهارة الفنية
■المهارة الفكرية
■المهارة الفكرية
المهارة الفكرية = الرؤية الشاملة + الحس الاجتماعي + الحس السياسي .

المهارة الإنسانية = القدرة على التواءم مع الآخرين + التعامل مع الآخرين .

المهارة الفنية = التخصص في الموضوع، والإلمام بتفاصيل الأمور.

أما عن مهارات المدير الفعال فإنها يمكن أن تتبلور فيما يلي :
مهارات فكرية :

◦
◦التخطيط / الرؤية الاستراتيجية .
◦التنظيم . . . الوقت . . . الموارد .
◦تحليل البيئة المحيطة، واستخراج التحديات والفرص .
◦التقدير الاجتماعي . . والسياسي للموقف .
مهارات إنسانية

◦
◦اختيار المساعدين
◦تشكيل فرق العمل .
◦توجيه المرؤسين .
◦تحفيز العاملين معه .
◦تفويض السلطات .
◦دعم ومساندة العاملين معه .
◦الاتصال الفعال .
◦الاستماع وتلقي المعلومات .
◦الإقناع، والمناورة، والحوار .
◦العمل مع الفريق .
مهارات فنية

◦
◦وضع الهداف في صورة فنية .
◦ترجمة السياسات العامة إلى إجراءات .
◦وضع معايير التقييم .
◦تطبيق المعايير .
◦تصميم النظم .
◦إجراء المتابعة .
والمدير الناجح هو الذي :

◦
◦يعرف كل فرد يعمل معه واجباته ومسئولياته وسلطاته
◦يؤدي كل فرد يعمل معه المطلوب منه بأعلى قدر من الإنتاجية .
◦يعمل الجميع في غيابه بنفس الكفاءة كما لو موجودا .
◦يحاول الفرد حل أي مشكلة يتعرض لها في العمل قبل أن يلجأ إليه .
◦يبادر كل العاملين معه بتقديم مقترحات لتطوير العمل دون انتظار أن يسأله المدير .

مهارات بين الإدارة والقيادة

غالبا ما يثار الجدل حول المدير والقائد، وهل كل مدير قائد، وكل قائد مدير، حيث تختلف الآراء في هذا الصدد على النحو التالي :

◦مجموعة أراء ترى أن كل مدير لا بد وأن يكون قائدا باعتبار أن وظيفته التوجيه، تعني القيادة ولا يمكن أن يمارس المدير وظيفة الإدارة دون أن يمارس وظيفة التوجيه، وليس بالضرورة أن يكون كل قائد مديرا .
◦مجموعة أراء ترى أن هناك فرق بين المدير والقائد، فالقائد قد لا يكون مالكا لمبارات التخطيط، والتنظيم، ولكنه مع ذلك يكون قائدا ناجحا، والمدير قد يعتمد نجاحه على رؤية ثاقبة، ينفذها معاونه دون أن يملك القدرة المتميزة على القيادة أو التوجيه، ومع هذا يكون مديرا ناجحا . . . حيث ترى هذه المجموعة من الآراء أن الإدارة أكثر اعتمادا على الفعالية الشخصية، بينما تكون القيادة أكثر اعتمادا على الجاذبية الشخصية .
◦مجموعة أراء ترى أنه لا فرق بين الاثنين فكل مدير لا بد وأن يكون قائدا وكل قائد لا بد أن يكون مديرا وأنه لا يمكن أن يكون هناك مديرا ناجحا دون أن يكون مالكا للفعالية الشخصية، والجاذبية الشخصية، فهما وجهي لعملة واحدة هي القيادة، والإدارة معا .
◦مجموعة أراء ترى أن أي قرار إداري ناجح لا بد وان يكون له ثلاث أبعاد أساسية هي :
البعد الفني : والذي يتمثل في الأسس العلمية والمنطقية والموضوعية التي بني عليها القرار .

البعد السياسي : والذي يعني بالآثار المترتبة على اصطدام هذا القرار بالواقع العملي، حتى ولو كانت كل أبعاده الفنية صحيحة تماما . . . بالواقع العملي قد يرفضه، وبالتالي ما هي الإجراءات التي تجعله مقبولا من هذا الواقع ؟ فحساب هذه الإجراءات، ومعرفة كيفية مواجهتها هو البعد السياسي في القرار .

البعد الاجتماعي : والذي يعني بالآثار المترتبة لهذا القرار على الأفراد سواء كانوا منفذين له، أو متأثرين بنتائجه، وبالتالي يكون هذا البعد مرتبط بحساب هذه الآثار، وكيف نجعل الأفراد مستقبلين للقرار ومتواءمين معه ومدافعين عنه ؟ والقائد وفقا لآراء هذه المجموعة هو ذلك المسئول الذي يستطيع أن يصدر قرارا متسما بالأبعاد الثلاث السابقة، وإن كان لا يستطيع حساب البعد الفني، فإن معاونيه قادرين على ذلك لأن مسئوليته تتبلور في البعد السياسي والبعد الاجتماعي للقرار . وهنا يتبادر السؤال التالي، وهل يمكن أن يكون المدير فعالا دون أن يكون قادرا على إصدار قرار تم حساب كل الأبعاد الثلاث السابقة فيه ؟ والإجابة بالطبع لا ؟ لذلك فنحن نرى بناء على العرض السابق أن المدير الفعال لا بد وأن يكون قائدا . . أو على الأقل قادرا على حساب البعد السياسي، والبعد الاجتماعي في قراراته ( بالمفهوم السابق عرضه لهذين البعدين ) .

طبيعة وسمات العمل الإداري

الفني والتخصصي : البشر أو الأفراد هم جوهر وأساس العمل الإداري، فالعمل الإداري مضمونه هو الوصول إلى الهدف من خلال الأفراد .

أما العمل الفني أو التخصص فهو الإنجاز عندما يرتبط بمسئولية فرد واحد عن عمل ما أو نتيجة يكون الفرد وحده مسئولا عنها ودون أن تمتد مسئوليته إلى أي من الأفراد الآخرين الذين قد يكونون مشاركين له في العمل، حدود مسئوليته هي جهده فقط .

أما العمل الإداري يكون القائم فيه ذات مسئولية مزدوجة هي المسئولية عن نفسه، وعن الآخرين العاملين معه، والمرؤسيين له .

أما العمل التنفيذي سواء كان فنيا أو تخصصيا تكون فيه المسئولية أحادية الجانب، هي مسئولية الفرد عن جهده فقط .

إن العمل الإداري يقوم على أحداث التوازن بين الأفراد أو الناس الذين يعملون مع المدير، وبين النتائج المطلوب تحقيقها، أو العمل المطلوب إنجازه. بينما العمل التخصصي أو الفني لا يتطلب إحداث هذا التوازن، فالقائم فيه يبحث فقط عن الإنجاز .

إن العمل الإداري يقوم على الرؤية الشاملة والموسوعية البعيدة عن التخصص الضيق والدقيق، مثلما هو في العمل الفني والتخصصي . إن أساسه المبادأة، والقدرة على الحكم الصحيح، والتنبؤ، وبه قدر من الإلهام . وكلها أمور قد لا يحتاجها العمل الفني .

إن أساس العمل الإداري هو الجمع بين الفعالية الشخصية والكفاءة الفنية، والجاذبية الشخصية، والقبول، والحضور بينما قد لا يتطلب العمل الفني والتخصصي عناصر الجاذبية الشخصية، والقبول والحضور، فقد يتطلب فقط الكفاءة الفنية والفعالية الشخصية .

إن العمل الإداري يقوم على إحداث التوازن بين الوحدة المسئول عنها المدير، وبين البيئة الداخلية، والبيئة الخارجية المحيطة بهذه الوحدة، فهو دائما مشغول بالحد من العوامل المعوقة والضاغطة في هذه البيئة . ودائما يبحث عن الفرص المتاحة والممكنة فيها، بينما العمل التخصصي مشغول بمهمة فنية محددة، قد لا ترتبط بضغوط وتحديات البيئة المحيطة بالوحدة .

الإدارة بين العلم والمهارة

بناء على ما سبق يمكن تناول الإدارة على أنها علم، ومهارة أو تقنية .

فهي علم باعتبارها مجموعة متكاملة من الأسس والمفاهيم والمبادئ العلمية التي تم اختبارها والتأكد من صحتها من خلال العديد من البحوث، وأيضا بعد ثبوت نجاحها في الواقع العملي .

وهي أيضا في نفس الوقت مهارة، وتقنية باعتبارها مجموعة من الأساليب التطبيقية التي تعتمد على مهارة المدير الذي سيقوم بتطبيق هذه الأسس والمفاهيم والمبادئ العلمية التي يقدمها له علم الإدارة، وصولا إلى نتائج وإنجازات محددة، فالإدارة في النهاية هي علم الإنجاز، وهي فن ومهارة وتقنية الإنجاز وتحقيق الأهداف بأكثر الطرق فعالية وكفاءة .

وظائف المنظمة، ووظائف الإدارة

والإدارة لا تمارس في فراغ، وإنما تمارس في وحدة لها هدف معين هو إما إنتاج سلعة أو تقديم خدمة، وهذه السلعة أو الخدمة لا تتحقق إلا من خلال توافر مجموعة من عناصر الإنتاج المناسبة، وعناصر الإنتاج لا تتحرك نحو الهدف إلا من خلال مجموعة من الأنشطة المقننة والمبرمجة، يطلق عليها وظائف المنظمة أو الوحدة وهي :

وظيفة الإنتاج :

وتتعلق بكافة العمليات الفنية المتعلقة بإنتاج السلع أو تحقيق الخدمات موضوع النشاط للوحدة الإدارية .

وظيفة التمويل :

وتتعلق بتدبير الأموال الأزمة لإقامة المشروع، أو تشغيل المنظمة أو الوحدة الإدارية، وما يلزم من أموال لإستمرارها في العمل .

وظيفة الأفراد :

وتتعلق بالحصول على أفضل ما يمكن من الكوادر البشرية لتشغيل الوحدة الإدارية، وكذلك كل ما يضمن استمراريتهم في العمل بأعلى قدر من الإنتاجية، والرضا، والنمو .

وظيفة التسويق :

وتتعلق بالتعرف على احتياجات المجموعات المستهدفة بخدمات الوحدة الإدارية، والتخطيط والعمل على سد هذه الاحتياجات . وإدارة وتشغيل هذه الوظائف، وتحقيق أهدافها هو موضوع الإدارة وهو الهدف الذي وضعت من أجله وظائف وعمليات الإدارة والتي تتمثل في التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والمتابعة، والتقييم، حيث يتم ممارسة هذه الوظائف على كل وظائف المنظمة مجتمعه وكوحدة واحدة، فيوجد تخطيط شامل للمنظمة، وأيضا تمارس بمنظور جزئي، فيوجد تخطيط للإنتاج أو للتسويق.

أبعاد الإدارة

تعني الأبعاد هنا بالمجالات والمحاور الأساسية للإدارة، وتتبلور هذه المحاور في ثلاث أبعاد أساسية هي :

■البعد الاقتصادي: والذي يعتمد على جانبين أساسين هما :
◦الفعالية : بمعنى تحقيق أفضل النتائج
◦الكفاءة : بمعنى الاستخدام الأمثل للعناصر المتاحة .
■البعد الإنساني : والذي يعتمد أيضا على جانبين أساسين هما :
◦تحقيق ذاتية الإنسان العامل ( المرؤوس ) من خلال الرضا والنمو .
◦إحداث التنسيق والتعاون والتكامل بين الأفراد
■البعد الزمني : والذي يعتمد على إحداث التوازن بين :
◦الحاضر ( الواقع الفعلي ) .
◦المستقبل ( المستهدف تحقيقه ) .
من خلال استقراء الماضي، وتحليل الحاضر، والتنبؤ بالمستقبل واستشرافه .

طبيعة الإدارة

تتمثل طبيعة الشيء في تلك السمات التي تميزه عن باقي الأشياء وبالتالي تتبلور طبيعة الإدارة في ثلاث سمات أساسية هي :

الاستمرارية :
بمعنى أنها عملية مستمرة استمرار العمل موضوع الإدارة .

التنسيق :
بمعنى ضرورة بذلك الجهود التي اضمن تفاعل الوظائف والقوى المكونة للأجزاء المختلفة للعمل الإدارة لفي سبيل تحقيق أهدافه بأقل قدر من الاحتكاك، وأكبر قدر من الفعالية، والتعاون، وبما يمنع التكرار والإزدواجية .

اتخاذ القرار :
بمعنى العزم على أمر ما، ووضعه موضع التنفيذ، وذلك بعد تحليل الموقف، واختيار السبيل المناسب، على ضوء البيانات، والمعلومات المتاحة والممكنة .

ماهية الإدارة

حتى نتعرف على ماهية الإدارة علينا أن نتعرف أولا على من هو المدير ؟

فالمدير هو المسئول الأول عن ما هو كائن، وما يجب أن يكون، وما سيكون في الوحدة التي اسند إليه إدارتها، وفي سبيل ذلك يمارس الإدارة من خلال وظائفها الأساسية، وفي إطار ما يسمى بالعملية الإدارية .

لذلك فإن الإدارة نشاط منظم لتحقيق أهداف محددة من خلال الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية المتاحة والممكنة في الوحدة، وهي مسئولية وتكليف من قبل المجتمع للمدير المسئول بتحقيق استمرارية ونمو الوحدة التي يديرها .

تحديد و تشخيص و حل المشكلات

تحديد و تشخيص و حل المشكلات

ما هي المشكلة

. انحراف ما هو كائن عن ما يجب أن يكون .

. سؤال ليس له إجابة في الوقت الحالي .

. تراكم كمى في الاتجاه السلبي .

. نتيجة غير مرغوب فيها .

. خلل وعدم توازن في نظام ما .

•المشكلة لا تحل إلا إذا تم تحديد الفجوة بين ما هو كائن وما يجب أن يكون ( تحديد فجوة الانحراف ) .

•ولا يمكن لمن يعاني منها التصدي لها إلا إذا كان لديه إحساس بها ويعاني من آثارها .

•لا يمكن لمن يتصدى لها أن ينجح في حلها إلى إذا كان لديه معرفة كاملة بما يجب أن يكون .

•الوصول إلى ما يجب أن يكون هو حل المشكلة .

أين المشكلة

. هل هي في النظم ؟

. هل هي في الأداء ؟

. هل هي في سلوك المجموعة المستهدفة ؟

. هل هي خرق للقانون أو القواعد ؟

■إذا كانت المشكلة في النظم فعلينا أن نعرف، هل هي :
◦في المدخلات ( الأفراد – التكنولوجيا – المواد – المعلومات )
◦في العمليات ( التخطيط – الإجراءات – التنظيم – التوجيه )
◦في المخرجات ( النتائج – الخدمات الموجهة إلى المجموعة المستهدفة ) .
◦في البيئة المحيطة بالنظام ( عوامل معوقة داخلية / خارجية ) .
◦في شبكة المعلومات والاتصالات ( لا يصل رد الفعل ).
■إذا كانت المشكلة الأداء، هل هي في :
◦في القدرة ( المعرفة، المهارة ) .
◦في الرغبة ( الاتجاه، الموقف ) .
أم هي في الإدراك أم التمييز أم الحكم ( القرار ) . أم التنفيذ ( جرئة الفعل / أو الفعل ذاته ) .

■إذا كانت في سلوك المجموعة المستهدفة، هل هي في سلوك غير مرغوب فيه أم خرق للقانون والقواعد أم هي سوء فهم ؟

ما الفرق بين المشكلة، والواقعة، والحادثة، والأزمة

الواقعة : شيء حدث وانقضى أثره، ولم يترتب عليه حدوث خلل في النظام الكلي أو تهدد له، ولكن يجب تحليلها وتحديد أسبابها حتى لا تكرر في صورة حادثة .

الحادثة : خلل يؤثر تأثيرا ماديا على النظام بأكمله، وقد تؤدي إلى توقف كلي أو جزئي له، وقد تكون الحادثة غير جسيمة فتؤثر على جزء من النظام .

الأزمة : خلل يؤثر ماديا على النظام كله، ويهدد الافتراضات الأساسية له . أو هي تراكم كمى سلبي أدى إلى تحول نوعي سلبي .

كيف يتم تشخيص وحل المشكلات(جدول)

يتم ذلك وفقا للخطوات التالية :

■الخطوة الأولى : الإحساس بالمشكلة أو اكتشافها
◦الإحساس بالانحراف .
◦تحديد ما هو الانحراف .
◦تحديد حجم الانحراف كما ونوعا .
◦تحديد مكان الانحراف .
◦تحديد الأفراد المرتبطين بهذا الانحراف
◦تحديد متى ظهر هذا الانحراف، وهل تكرر حدوثه، وما هي معدلات تكراره ؟
■الخطوة الثانية : التفرقة بين الأعراض والظواهر، والأسباب الحقيقية للمشكلة
◦ضرورة التفرقة بين الأعراض والظواهر، والأسباب الحقيقية . ( ظاهرة العنف قد تكون عرضا لمشكلة البطالة )، ( ظاهرة تزايد انحراف الفتيات قد تكون عرضا لمشكلة انحسار الزواج ).
◦الاهتمام في تحديد المشكلة يكون للأسباب وليس للظواهر فمعالجة الأعراض لا يؤدى إلى الحل . ( عزوف الأفراد عن الالتحاق بمعاهد الشرطة قد يكون عرضا لانخفاض الأجور بالمقارنة للوظائف الأقل جهدا ) .
◦إن التفرقة بين الأعراض والأسباب الحقيقة لا يتم إلا إذا تم وصف المشكلة بشكل دقيق . وقد يكون الوصف وحده لا يكفي أيضا . فلا بد من التعرف على بداية المشكلة وتطورها . وهنا لا بد من الإجابة على السؤالين التاليين :
◦
◦لماذا وصل الأمر إلى ما هو عليه الآن ؟
◦وما هو الموقف الحالي تفصيلا ؟
■الخطوة الثالثة : تشخيص المشكلة ( تحديد الأسباب بدقة )
◦تحديد الموقف الحالي بدقة ( وصف المشكلة ) .
◦تحديد ما يجب أن يكون ( الحل الأمثل ) .
◦تحديد الفجوة ( حجم الانحراف ) .
◦الربط بين الأعراض والأسباب ( وضع الفروض ) .
ويتم ذلك في إطار الإجابة على الأسئلة التالية : ** ماذا ؟ ( الانحراف بدقة )

◦
◦أين ؟ ( المكان – نتائج الملاحظة )
◦متى ؟ ( موعد الحدوث وكم مرة )
◦المدى ؟ ( حجم المشكلة )
◦من تأثر بها ؟ ( حجم التأثير )
إن الإجابة على كل هذه الأسئلة لا بد وان يتم تحليلها لتوصلنا إلى الإجابة على السؤال الخاص بلماذا ؟ ( الأسباب بدقة ) إن الإجابة على السؤال الخاص بلماذا = تشخيص المشكلة إن الإجابة على كل الأسئلة السابقة تتطلب جمع العديد من المعلومات وتحليلها .

■وجمع المعلومات عن المشكلة يتم من خلال ما يلي :
◦المعلومات المكتبية ( التقارير، الوثائق، المستندات )
◦المعلومات الميدانية ( موقع المشكلة )، وتتم من خلال :
◦الملاحظة ( المعاملة – المشاهد العابرة – المعايشة ) .
◦المقابلة ( المفتوحة – المقننة – العميقة ) .
◦الاستبيان ( المفتوح – المغلق ) .
◦لما كان التشخيص يعني الكشف عن الحقيقة فلا بد وأن يستند إلى منهج علمي، وفي هذا الصدد قد يتم استخدام المناهج التالية :
المنهج الاستدلالي : ويبدأ من قضايا يسلم بها القائم بتشخيص المشكلة ويسير إلى قضايا أخرى تنتج عن القضايا التي بدأ بها دون الالتجاء إلى التجربة ( من العام إلى الخاص ومن الكليات إلى الجزئيات – تطبيق المبادئ والقواعد على حالات معينة دون التجربة وصولا إلى استنتاج معين – الاستنباط ) .

المنهج الاستقرائي : الوصول إلى أحكام أو نتائج مبنية على عدد من الملاحظات أو التجارب( الوصول من الجزئيات إلى الكليات بشرط أن تخضع الجزئيات إلى المنهج التجريبي ) .

المنهج التجريبي : موضوعة الوقائع الخارجية، وليس المخلوقات الفعلية كما في حالة المنهج الاستدلالي، ويبدأ من وقائع خارج العقل، ويبدأ من الملاحظة للواقع، ثم الرصد، ثم الوصف، ثم التفسير، ثم النتائج .

المنهج التاريخي : لماذا وصلت الأمور إلى ما هو عليه الآن ؟ . . . من خلال جمع الوثائق، وتحليلها، وتقييمها في ضوء تحديد الوقائع الحاكمة ذات التأثير الحاسم على المشكلة ( التاريخ ) .

■الخطوة الرابعة : تحديد الأسباب الأكثر احتمالا للمشكلة وتحليلها
إن المحصلة النهائية للخطوة الثالثة هي تحدد الأسباب الأكثر احتمالا للمشكلة، ومن الضروري أن تكون هذه الأسباب مبررة تبريرا منطقيا، وأيضا قد ارتبطت بمجالات محددة وأوضاع محددة أيضا بالنسبة لتحليل هذه الأسباب، فإنه يتم تحديد العلاقة بين السبب والمشكلة من حيث آثاره على حدوثها وحجمها، فإذا كان السبب على سبيل المثال نقص تدريب الأفراد يتم تحديد أثر ذلك على انخفاض الإنتاجية . وفي هذا الصدد يفضل عمل جداول محدد بها كل سبب وأمام كل سبب يتم الشرح والتفسير وطبيعة العلاقة بالمشكلة .

■الخطوة الخامسة : اقتراح الحلول
لا بد من التفرقة سواء عند تشخيص أسباب المشكلة وتحديدها أو عند اقتراح الحلول بين : ** الحقائق، وهي تلك التي لا يختلف عليها أثنين .

◦
◦أحكام القيم، وهي تلك التي تستند إلى العادات والتقاليد والأخلاق والتربية .
◦الآراء ووجهات النظر، وهي - - بين الحقائق وأحكام القيم والخبرات السابقة .
◦المشاعر، وهي الاتجاهات والميول الشخصية نحو المواقف .
وفي هذا الصدد لا بد وأن توضع الحلول المقترحة استنادا إلى الحقائق والآراء المستندة إلى حقائق وخبرات نقية . أن يستند اقترح الحلول إلى الابتكار والإبداع، بمعنى إيجاد بدائل وحلول مستخدمة لم توجد من قبل . فالإبداع هو أن توجه شيئا لم يكن موجود في الأصل رغم أن عناصره موجودة .

أن يعتمد إيجاد الحلول البديلة على الربط الصحيح بين المتغيرات المستقلة والمتغيرات التابعة، وبالتالي لا بد من البدء بتحديد ما هي المتغيرات المستقلة والمتغيرات التابعة .

وبالطبع فإن الوصول إلى ذلك يتطلب أن تتضمن مرحلة التشخيص تحليل لكل المتغيرات والعلاقات التي تتكون منها المشكلة أو تحيط بها .

ومن الضروري أيضا عند وضع الحلول المناسبة أن يتم الربط بين مجموعة من العلاقات والمتغيرات التي قد يبدو من التحليل الظاهري عدم ارتباطها ولكن إيجاد علاقة بينها قد يكون هو الحل المناسب .

والربط بين علاقات قد تبدو غير مترابطة هو نوع من الإبداع في حل المشكلات .

إن الحلول المقترحة في الكثير من الأحوال قد تمثل فروضا لحل المشكلة يتم التحقيق من صحتها . والفروض الصحيحة لا بد وأن تخضع لشروط معينة من أهمها :** أن يتم الفرض ابتداء من واقعة معينة تم ملاحظتها .

◦
◦أن يكون الفرض ممن يقبل أن يتحقق فعلا فلا يندفع وراء المستحيل .
◦أن يكون الفرض خاليا من التناقض فلا يبدو مناقضا لوقائع معروفة أو حقائق ثابتة ومؤكدة .
◦أن يقبل الفرض التحقيق بواسطة أيا من المناهج العلمية .
وبالطبع فإن الحلول المقترحة تمثل مجموعة من البدائل المطروحة للترقيم والتجريب للحل ليتم الاختيار من بينها .

■الخطوة السادسة : تقييم الحلول والبدائل المقترحة
يعني تقييم الحلول المقترحة لحل المشكلة بتحليل هذه البدائل على أساس مجموعة من المعايير هي : ** توافق الحل مع النظم واللوائح والقانون، أو سياسات المنظمة واستراتيجيتها .

◦
◦الأهداف التي يحققها الحل المقترح .
◦المكاسب التي يحققها الحل المقترح .
◦درجة المخاطرة التي يحملها الحل المقترح .
◦توافقه مع عامل السرعة والوقت .
◦توافقه مع ظروف البيئة المحيطة بالمشكلة موضوع الحل .
◦حجم العوامل الدافعة المحفزة لتنفيذ هذا الحل .
◦حجم العوامل المعوقة أمام هذه الحل .
◦متطلبات تنفيذ هذا الحل ماديا وبشريا .
◦مدى قبول الحل المقترح من الأطراف التي ستشارك في تنفيذه.
وفي هذا الصدد قد تعد جداول تفصيلة يتم فيها تطبيق المعايير السابقة على كل حل من الحلول المقترحة، وبالتالي يتم الوصول إلى أنسب الحلول .

■الخطوة السابعة : اتخاذ القرار، ووضع خطة التنفيذ لحل المشكلة
القرار هو العزم على فعل شيء ما أو النهي عنه، وهذا العزم ضروري لتنفيذ الحلول الذي تم التوصل إليها، خاصة وأن عملية صنع واتخاذ القرارات لها علاقة قوية بشكل أو بآخر بميكانيزم وخطوات تشخيص وحل المشكلات، حيث أن حل المشكلة هون قرار في النهاية، وللقرار مراحل أساسية هي : ** صنع القرار ..... وهي تماثل مرحلة التجديد والتشخيص للمشكلة .

◦
◦اتخاذ القرار ..... إقرار البديل أو الحل الأمثل .
◦تنفيذ القرار ..... تنفيذ حل المشكلة .
◦تقييم القرار ..... تقييم الحل بعد التنفيذ والتأكد من حل المشكلة .
أما فيما يتعلق بوضع الخطة التنفيذية لحل المشكلة، فإن ذلك يعني ترجمة الحل المختار إلى مجموعة من الخطوات التي تتابع زمنيا ومنطقيا ويؤدي تنفيذها إلى حل المشكلة .

■الخطوة الثامنة : التنفيذ والتقسيم
وبالطبع فإن التنفيذ يجب أن يتم على أساس الخطة التنفيذية . أما التقسيم فيجب أن يتم على أساس التأكد من أن الوضع القائم قد انتقل إلى ما يجب أن يكون، وأن الفجوة بين ما هو كائن وما يجب أن يكون قد تم سدها تماما . وأن النتائج التي تحدث في النظام موضوع المشكلة قد أصبح مرغوب فيها . وفيما يلي رسم لبيان خطوات تحديد وتشخيص وحل المشكلات .

من طرف **على روميو** السبت يونيو 19, 2010 12:38 pm

شكرا

المهارات الإدارية

المهارات الإدارية

المفاهيم ا&#65271;ساسية فى الإدارة

تحديد و تشخيص و حل المشكلات

رد: المهارات الإدارية

المفاهيم اﻷساسية فى الإدارة